Förfaranden för att ge semester och meddela om dess tidpunkt

Då semester ges ska följande förfaranden iakttas:

• Arbetsgivaren ska för anställda eller deras företrädare redogöra för allmänna principerna för att ge semester.
• Innan semestern bestäms ska arbetsgivaren ge anställda tillfälle att framföra sina önskemål om dess tidpunkt.
• Arbetsgivaren ska i mån av möjlighet beakta framförda önskemål. 
• Arbetsgivaren ska bemöta anställda jämlikt.
• Att bestämma semestertidpunkten ingår i direktionsrätten för arbetsgivaren inom lagstadgade gränser.

Meddelande om semestertidpunkten:

• Arbetsgivaren ska meddela tidpunkten senast en månad innan semestern börjar.
• Vid behov är arbetsgivaren skyldig att motivera och bevisa varför det inte var möjligt att iaktta tiden på en månad.
• Om arbetsgivaren inte kan ge meddelandet (dvs. det var omöjligt) senast en månad innan får semestertidpunkten meddelas senare, dock senast två veckor innan semestern börjar. Också då ska semestertidpunkten meddelas genast då det är möjligt. Ytterligare får arbetsgivaren inte bestämma att semestern ska börja så att meddelandet ges mindre än två veckor innan om inte arbetsgivaren och anställde avtalar annat om semesterperioden i fråga.
• Att tidpunkten ska meddelas en månad innan behövs för att anställda ska kunna planera sin semester i tid. Då arbetsgivaren bestämmer semestertidpunkten är tiden på en månad en absolut huvudregel som det kan frångås endast när det finns verkliga skäl för det. Dessa skäl ska hänföra sig till hur arbetsgivaren organiserar sin produktion eller sina tjänster och hur detta påverkar placeringen av semestern för anställda. Sådana skäl kan vara till exempel att
  • en stor beställning som påverkar arbetsarrangemangen bekräftas just före semesterperioden eller
  • någon anställd är plötsligt frånvarande, vilket påverkar semestertidpunkterna för övriga anställda.
• Bestämmer arbetsgivaren att en anställd ska på semester utan att iaktta tvingande tiden på två veckor och det avtalas inte om semestertidpunkten i detta samband, har arbetsgivaren inte rätt att kräva att anställda ska gå på semester. Då måste arbetsgivaren flytta på semestern så att tiden på två veckor innan semestern börjar uppfylls.

Arbetsgivarens meddelande om semestertidpunkten binder denne:

• Att semestermeddelandet binder beror inte på huruvida arbetsgivaren gett det i god tid före utsatta tiden på en månad eller inte. 
• Anställda måste kunna lita på meddelandet.
• Arbetsgivaren kan inte ändra sitt gamla meddelande med ett nytt fast utsatta tiden på en månad inte gått ut. 
  • Att semestermeddelandet binder rör ett (bekräftat) meddelande avsett att vara bindande och till exempel inte arbetsgivarens preliminära förslag till semestertidpunkter på vilka anställda kan framföra sina synpunkter eller villkorliga förhandsmeddelanden. Ger arbetsgivaren ett förhandsmeddelande ska denne också se till att egentliga semestermeddelandet ges inom lagstadgade utsatta tiden.    
• En meddelad semestertidpunkt kan ändras endast med samtycke av anställde.

Arbetsgivaren ansvarar för skada som förorsakas anställda då arbetsgivaren ändrar en redan meddelad semestertidpunkt:

• Förorsakar ändringen skada för anställda bestäms arbetsgivarens ersättningsansvar enligt 12 kapitlet 1 § i arbetsavtalslagen. 
• Arbetsgivaren ansvarar för den skada som ändringen av semestertidpunkten förorsakar anställda,
  • bland annat kostnader för att avbeställa en resa eller häva ett hyresavtal (t.ex. anställde har hyrt en semesterbostad), men
  • anställda ska leda i bevis förorsakade skadan så kom ihåg att spara kvitton, verifikationer och andra handlingar.

Semestertidpunkten har ändrats i strid med semesterlagen – vad ska anställda göra:

• Anställda måste följa arbetsgivarens meddelande om en ny semestertidpunkt.
  • Håller sig anställda till ursprungliga semestermeddelandet och går på semester enligt det anses detta utgöra olaglig frånvaro vars följder fastställs enligt bestämmelserna i arbetsavtalslagen. 
    • När det bedöms hur allvarligt beteendet har varit ska det naturligtvis beaktas att arbetsgivaren förfarit lagstridigt.
• Har anställde redan gått på semester innan arbetsgivaren meddelat att semestertidpunkten ändras har arbetsgivaren inte rätt att avbryta redan inledd semester (arbetsrådet, TN 955-1973.37).