Arbetet tränger in i fritiden via mobilen –arbetsplatsregler hjälper med strömmen av meddelanden

De senaste åren har allt fler arbetsplatser börjat använda någon mobilapp för intern kommunikation. Den vanligaste är WhatsApp. Veterligen har användningen av appar inte studerats. Enligt arbetsmiljöexpert Erika Kähärä på PAM verkar det dock som om meddelandeappar är mycket vanliga särskilt inom handel.

I meddelandekedjor kan arbetsledare leta efter inhoppare, berätta om nya kampanjer eller fast fördela arbetsuppgifter. Det är också vanligt att WhatsApp börjat ersätta dag- och loggböcker i vilka det antecknas uppgifter viktiga för anställda som kommer till nästa skift.

”Det är vanligt att anställda är med i en eller två meddelandegrupper. Arbetsledare såsom butiks- och skiftchefer är tvungna att eventuellt följa med flera meddelandekedjor”, berättar Erika Kähärä.

I arbete på fritiden

Många använder WhatsApp både i arbetet och på fritiden. Att appar används i två roller kan orsaka problem. Exempelvis dämpar många med familj inte ljudet från appen så att de inte missar meddelanden från sina barn. Appar skiljer dock inte åt meddelanden om arbetet och fritiden – telefonen pipar oberoende av om meddelandet är från barnen eller arbetsledaren.

”Användningen av appar suddar ut gränsen mellan arbete och fritid. Livet blir då som om du hela tiden hade jour”, påpekar Erika Kähärä.

Enligt PAM-barometern med förmän inom handel upplever förmän det vara belastande att arbetet och fritiden går in i varandra. Få låter bli att läsa arbetsmeddelanden på fritiden fast arbetsgivaren inte kräver detta.

”Enligt studier antar människor att arbetsgivaren förväntar sig ett omedelbart svar på ett meddelande som sänts på kvällen. Fast det inte var så är människor något för lojala.”

Få arbetsplatser har avtalat om hur meddelanden om arbetsfrågor och meddelanden som läses på fritiden räknas in i arbetstiden.
”Nu upplever många att de arbetar på fritiden.”

Ström av meddelanden

WhatsApp är mycket lätt att använda men är inte nödvändigtvis alltid allra bästa kommunikationssättet.

”I många situationer är något annat sätt ändamålsenligare, till exempel ett e-postmeddelande, dagboken på arbetsplatsen eller fast ett samtal”, säger Erika Kähärä.

Eftersom appen är lätt att använda är tröskeln för att sända meddelanden låg. Detta kan leda till att gruppen är sprängfylld av både viktiga och ganska obetydliga meddelanden. Ofta sänds också hela gruppen meddelanden som rör endast några få i gruppen.

Det kan vara riktigt svårt att finna viktig information som rör dig själv i strömmen av meddelanden. Erika Kähärä poängterar att digital kommunikation inte får totalt ersätta möten ansikte mot ansikte. Skriftliga meddelanden ökar risken för missförstånd. Å andra sidan kan meddelanden aldrig ersätta möten då det handlar om att skapa social gemenskap.

Klara regler

Vill arbetsgivaren använda någon meddelandeapp för att ta hand om arbetsfrågor ska det skriftligen avtalas om regler för detta tillsammans med personalen.
I reglerna ska det till exempel stå när arbetsgivaren förutsätter att du läser meddelanden.

”Kräver arbetsgivaren att du ska läsa meddelanden också utanför arbetstid måste det avtalas om hur förlorande fritiden ersätts.”

Tillsammans ska det också funderas på om vilka frågor det sänds meddelanden via appen. Passar vitsar in i en meddelandekedja? Ska det gås igenom hur förra skiftet gick i gruppen eller ska essentiella uppgifter antecknas i dagboken på arbetsplatsen?

Det ska också bestämmas huruvida gemensamma gruppen används för att sända meddelanden avsedda endast för några få medlemmar eller sköts kommunikationen på något annat sätt.

”Det är bra att ta fram regler då en app tas i bruk. Å andra sidan ska reglerna gås igenom senare. Med tiden kan det framgå att vissa regler inte är ändamålsenliga”, tipsar Erika Kähärä.