Äsch, det glömde jag ju också säga! – Det är bra att förbereda sig inför utvecklingssamtalet

Under utvecklingssamtalet diskuterar chefen och medarbetaren vanligtvis arbetet och aktuella frågor kring det. Utvecklingssamtal kan kännas som tvång. Man pratar så fint en stund, samma sak upprepas nästa år, och ingenting i arbetet förändras.

Arbetshälsopsykolog Heli Hannonen från Arbetshälsoinstitutet säger att när man förbereder sig innan lyfts fördelarna med utvecklingssamtalet fram på ett bättre sätt.

– Man bör ända inte vänta ett år eller ett halvår om man har något man vill ta upp. Man tittar ju även på kvartalsresultatet för ett företag.
Hannonen har utbildat chefer i att hålla utvecklingssamtal. Det cheferna alla undrat över är hur man får medarbetarna att berätta om sina tankar.

– Chefen är ingen tankeläsare. Hen vet inte om du inte berättar!

Hannonen tycker också att medarbetaren bör fundera i förväg vilka saker hen åtminstone vill ta upp, oberoende av vilken sorts blankett för utvecklingssamtal som används på företaget.

– Om företagets blankett är otillräcklig kan man fokusera på den öppna frågan i slutet.
Då tänker man inte i efterhand att äsch, det glömde jag ju också säga!

Innan utvecklingssamtalet är det också bra att fundera över vilka saker man vill förändra i arbetslivet, vad man är nöjd med i arbetet och på vilka områden man vill utvecklas. Medarbetaren bör också ha förslag på lösningar på problemen, om möjligt. Hen kan exempelvis ta reda på i förväg vilka kurser hen vill gå, om hen vill utöka sin kompetens.

– Annars riskerar man att problemet förblir olöst eller att chefen löser det på det sätt hen finner bäst.

              Målet är att man ska lyssna på den andra och själv bli lyssnad på.

Det passar dock inte att envist hävda sin sak under ett utvecklingssamtal, då målet ändå är genuin interaktion mellan parterna. Det är inte meningen att man ska spela upp en scen med färdigskrivna repliker på papper.

– Målet är att man ska lyssna på den andra och själv bli lyssnad på, säger Hannonen.

Att uppnå en äkta interaktion under utvecklingssamtalen har visat sig förvånansvärt svårt, för det sker inte bara så där.

– Därför lär vi ut att du när du är på utvecklingssamtal ska ha telefonen avstängd och sätta på den röda lampan vid dörren.

Man kan dock fråga sig hur utvecklingssamtal skiljer sig från andra samtal mellan chefen och medarbetaren.

– Utvecklingssamtalet är en mer genomtänkt och lugn situation än ett samtal vid fikabordet eller om arbetsledning.

På utvecklingssamtalet bör man enligt Hannonen ingå konkreta avtal som man följer upp.

Enligt Heli Hannonen handlar utvecklingssamtalet om att kunna lyssna på den andra parten. Foto: Antti J Leinonen

Det finns en sak man inte bör göra på ett utvecklingssamtal. Chefen och medarbetaren bör inte samla ihop en lista över den andras fel från flera månader tillbaka, som de sedan kastar fram.

– Man ger återkoppling när den är färsk, säger Hannonen.

När det gäller återkoppling som har avhandlats tidigare kan man diskutera hur man ska gå vidare på utvecklingssamtalet. Kritisk återkoppling kallas enligt

Hannonen numera för utvecklande återkoppling, och man bör öva på att ta emot det.

– Vi tar ofta emot återkoppling på ett känslomässigt sätt i stil med ”du är inte särskilt bra på det du heller.”

Enligt Hannonen är det mycket vanligt i Finland att företagen håller utvecklingssamtal. Det finns inget i lagen om det. Hur man gör varierar mellan olika företag.

– I vissa organisationer används gruppsamtal om gemensamma frågor som kompletteras med korta personliga inslag.