Förberedelser för samarbetsförhandlingar

Samarbetsparterna är arbetsgivaren och företagspersonalen. Rör en fråga en enskild anställd förhandlas det mellan denne och arbetsledaren. Rör frågan flera anställda som tillhör samma personalgrupp deltar en eller flera företrädare för denna grupp och en arbetsgivarföreträdare i förhandlingarna. Personalen företräds till exempel av förtroendemän och arbetarskyddsfullmäktige.

Personalföreträdaren ska få tillräckligt med tid för att ta hand om uppgifter som hör ihop med samarbetsförfarandet i stället för sina vanliga arbetsuppgifter. Vad som är tillräckligt beror på fallet.

Då befrielse från arbetet bedöms ska bland annat beaktas

• hur många som företräds,
• frågans karaktär och omfattning samt bakgrundsinformationen och dess mängd,
• hur viktig frågan är för personalgruppen och
• hur många som deltar i behandlingen och var de arbetar.

När?

Samarbetslagens bestämmelser tillämpas på och förhandlingsskyldigheten rör företag som regelbundet har minst 20 arbetstagare. Mindre företag omfattas av upplysningsplikten enligt arbetsavtalslagen. Arbetsgivaren ska informera den arbetstagare som blir uppsagd om uppsägningens grunder och alternativ samt arbetskraftstjänsterna på TE-byrån i så god tid som möjligt. Gäller uppsägningen flera anställda kan informationen lämnas till deras representant. Begär att arbetsgivaren redogör för sina åtgärder om du undrar över dem. Det ska alltid finnas grunder enligt arbetsavtalslagen för uppsägning, permittering och överföring på deltid.
 

Förberedelser

Förbered dig för förhandlingarna genom att gå igenom svängarna i samarbetslagen och bestämmelserna i kollektivavtalet. Läs igenom de ekonomiska uppgifter arbetsgivaren gett: Företagets bokslut eller resultatuppgifter samt den enhetliga redogörelse för företagets ekonomiska ställning som arbetsgivaren ska ge minst två gånger under en räkenskapsperiod och av vilken framgår åtminstone framtidsutsikterna för företagets produktion, service- eller annan verksamhet, sysselsättningsläge, lönsamhet och kostnadsstruktur. Därutöver ska arbetsgivaren regelbundet ge löneuppgifter, uppgifter om företagets anställningsförhållanden och en utredning om principerna för anlitande av utomstående arbetskraft. Förtroendemän har rätt att begära ytterligare utredningar av uppgifterna ovan och arbetsgivaren ska uppfylla begäran inom rimlig tid. Dessa uppgifter hjälper dig att kritiskt bedöma arbetsgivarens påståenden.

Under förhandlingarna

Var försiktig med konfidentiell information. Får du under samarbetsförhandlingarna uppgifter som kan skada företaget om de blir offentliga kontrollera hur mycket du kan berätta för personalen. Kom detaljerat överens om informationen. Eftersom du är förtroendeman är du kanske den viktigaste personen i förhandlingarna ur de anställdas perspektiv. Avtala med dem om tidpunkter då du står till deras förfogande. Det är viktigt att du får veta vad de anställda anser om frågan men du behöver också arbetsro för förhandlingarna.

• Spänn dig inte för förhandlingarna – du klarar av dem bra fast du inte kanske känner till alla finesser i samarbetslagen.
• Du ska inte vara ensam i förhandlingarna utan helst ska också en annan personalföreträdare delta.
• Läs igenom förhandlingskallelsen av vilken det ska framgå tiden och stället för förhandlingarna och varför det förhandlas.
• Ni ska absolut föra protokoll över samarbetsförhandlingarna och alla behandlade frågor samt vem som föreslagit och vad. Arbetsgivaren är skyldig att se till en sekreterare för förhandlingarna.
• Under förhandlingarna ska personalföreträdarna ha en möjlighet att rådslå med personalen.
• Vid behov kan samarbetsförhandlingar fortsättas över utsatta tiden. Löper förhandlingstiden ut betyder det inte ett slut på behandlingen av frågorna. Det kan också krävas att förhandlingarna ska fortsättas och begäras ytterligare utredningar av behandlade frågan.
• Protokollet över samarbetsförhandlingarna ska justeras.

Påverkar en åtgärd personalen ska också kortare förhandlingstiden (sju dagar från att förhandlingarna inleddes) omfatta följande:

• Förhandling om grunderna för, verkningarna av och alternativen till en planerad åtgärd
• Förhandling om alternativ
• Under förhandlingarna ska personalföreträdarna ha en möjlighet att rådslå med personalen för att diskutera de ändringar arbetsgivaren planerar. Ni ska alltid gå igenom lösningsförslag från personalen.
• Då förhandlingarna inleds är det viktigt att vara lyhörd och ogenerat ställa alla frågor du kan tänka på. Det finns inga dumma frågor! I detta skede ska du undvika ordkrig. Tiden för det kommer då ni träffas för andra gången.
• Då ska du redogöra för synpunkterna och alternativen bland personalen. Kom fortfarande ihåg att det är viktigt att föra protokoll. Du ska inte vara blyg – nu är det dags för prat, förslag och rentav gräl.
• Vid behov kan förhandlingar fortsättas över utsatta tiden. Alla frågor ska behandlas ingående. Löper förhandlingstiden ut betyder det inte ett slut på behandlingen av frågorna. Enligt lagen kan också personalföreträdare föreslå förhandlingar. Går arbetsgivaren inte med på det ska denne skriftligen meddela varför.
• Protokollet ska justeras. Ta det med dig och läs igenom det. Motsvarar protokollet inte det som försiggick på mötet ska det inte godkännas förrän det korrigerats.
• Samarbetslagen handlar om proceduren och arbetstagarparten vill förnya och förbättra den. Ni ska därmed inte bli besvikna om arbetsgivaren inte beaktar era förslag. Det är ju ändå bra att ni får veta varför folk överförs på deltid, sägs upp eller permitteras.
• Föreslå att ni avbryter mötet för en stund om läget är tufft. Kontakta regionkontoret fast mitt i förhandlingarna. Det kan också krävas att förhandlingarna ska fortsättas och begäras ytterligare utredningar av behandlade frågan.
• Framför allt ska du komma ihåg att en bra förhandlare är en bra lyssnare som presenterar sina synpunkter kort och koncist.

Efter förhandlingarna

Om det är möjligt ska du be att få protokollutkast på förhand så att du kan kontrollera dem. Gå noggrant igenom utkastet. Underteckna inget som du inte förstår hundraprocentigt – detta är en viktig regel särskilt i samarbetsförhandlingar. Förutom protokoll ska du också noggrant studera eventuella avtal.

Ytterligare uppgifter

• Ring vid behov anställningsrådgivningen hos PAM – fast mitt i förhandlingarna.
• FFC:s handbok om samarbete
• Lag om samarbete inom företag